Immer wieder werden Software-Programme für HR-Prozesse empfohlen. Sie können Arbeitsaufgaben abnehmen und Personalpolitik qualitativ verbessern. Aber welche entscheidenden Vorteile bieten die Programme und mit was für Möglichkeiten ist die technische Unterstützung verbunden?
Was Software bei HR-Prozessen leisten kann
Warum immer mehr Unternehmen heute auf Softwareunterstützung bei der Personalverwaltung und -entwicklung setzen ist einfach erklärt: Bereits in einem mittleren oder kleinen Betrieb sind HR-Prozesse mit der Bearbeitung einer großen Datenfülle verbunden. Die Informationen dazu sind an verschiedenen Stellen abgelegt und werden zu jeweils bestimmten Zeitpunkten benötigt.
Eine technische Unterstützung macht hier schon deshalb das Leben leicht, weil sie der Personalabteilung schnell die richtigen Daten aus der Fülle an Informationen zur Verfügung stellt. Je nach aktuellem Arbeitsschritt können Mitarbeiter nach unterschiedlichen Aspekten verglichen und geordnet werden. Nüchtern und objektiv erstellt das Programm in so einem Fall zum Beispiel eine Auswahl passender Bewerber. Aber auch für Aufgaben der Weiterbildung können die bisherigen Fähigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter sehr zielgenau überblickt werden.
Die Software kann organisatorische Abläufe gezielt anleiten
Falls zu einem bestimmten Zeitpunkt Entscheidungen getroffen werden müssen, erinnert das Programm gezielt daran. Die Software leitet so auch Organisationsabläufe ganz gezielt an. Das sorgt nicht nur dafür, dass Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden und Termine eingehalten werden. Es nimmt den Mitarbeitern mit der organisatorischen Anleitung auch eine Menge Arbeit ab. Aber auch in konkreten zeitaufwändigen Feldern kann sich die Software auszahlen. Insbesondere die Erstellung von Arbeitszeugnissen ist ein klassisches Beispiel für einen solchen Bereich, indem sich der Einsatz einer entsprechenden Software lohnt. Diese kann u.a. zu Datensätzen sämtlicher Mitarbeiter jeweils passende Textbausteine für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis liefern. Damit sorgt sie im Handumdrehen für rechtlich wasserdichte Arbeitszeugnisse. Die Texte werden vom Programm jeweils mit der Personalabteilung und der Unternehmensführung abgestimmt und mit minimalem Aufwand auf den Weg gebracht.
Programme nehmen keine Entscheidungen ab – sie wirken als kleine Helfer
Die Tools schaffen Abhilfe durch Unterstützung nach Vorschrift. Das bedeutet etwa eine genaue Einhaltung der rechtlichen Grundlagen bei Arbeitszeugnissen oder bei der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen. Das Unternehmen muss so keinen Juristen einstellen. Es kann sich auf die Expertise des Programms verlassen. Zudem haben die Programme den laufenden Terminkalender stets im Blick. Sie erinnern die beteiligten Verantwortungsträger zum richtigen Zeitpunkt an ihre Aufgaben. Aber auch einen weitere großen Vorteil bieten die Programme: Sie ordnen den Datensatz und die damit verbundenen Aufgaben so, dass sie auch von verschiedenen Menschen bearbeitet werden können. Das Funktionieren der Personalarbeit ist damit nie von einer einzigen Person abhängig. Mit ihrer Hilfe können anstehende Aufgaben von einer neuen Person überblickt und erledigt werden. Für flüssige Personalarbeit sind passende Programme heute unabdingbar. Sie unterstützen laufende Arbeitsprozesse mit einer organisatorischen und fachlichen Expertise ohne dabei allerdings in die Entscheidungen des Unternehmens einzugreifen.
Bildquellenangabe: Rainer Sturm / pixelio.de