Bei der Rechnung kommt es immer wieder zu Problemen. Dabei gehört diese doch gerade zu den wichtigsten Teilen in der Firma. Während Kunden die Rechnung nur kurz wahrnehmen, kommt es bei Geschäftspartnern und dem Finanzamt immer wieder zum Stirnrunzeln. Worauf Sie unbedingt achten sollten, erfahren Sie nachfolgend.
Rechnung – Pflichtangaben
Die Rechnung muss die genaue Firmenadresse enthalten. Desweiten auch die des Kunden. Zudem müssen die steuerlichen Angaben enthalten sein. Bei der Adresse reicht es aus, wenn nur ein Postfach (Kunde sowie Rechnungssteller) angegeben ist. Aber auch nur dann, wenn dieses eindeutig zur Firma zu geordnet werden kann. Zahlungsziele, Rabattvereinbarungen und der genaue Zeitraum für die Leistungserstellung müssen ebenfalls auf der Rechnung vermerkt sein.
Rechnungsnummer
Auch bei der Rechnungsnummer hat sich vieles geändert. Waren Selbstständige früher dabei noch fast vollkommen frei, gilt heute einiges zu beachten. Jede Rechnung muss mit einer fortlaufenden Nummer (§ 14 Umsatzsteuergesetz) versehen sein. Diese darf nur einmalig vergeben werden. Allerdings muss die Rechnungsnummer dabei nicht lückenlos nach dem Schema 1, 2, 3, 4 … vergeben werden. Wichtig ist einfach, dass Rechnungen nur einmal vergeben werden. Dabei ist jeder beliebige Buchstabe oder jede Zahlenkombination möglich.
EU-Rechnung
Wenn Sie Rechnungen in andere EU Länder senden, ist es uninteressant ob der Kunde eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Grundsätzlich handelt es sich um eine Ausfuhrlieferung, die von der Umsatzsteuer befreit ist. Eine Angabe auf der Rechnung ist somit nicht erforderlich.
Aufbewahrungspflichten
Rechnung sin 10 Jahre aufzubewahren. Entweder direkt im Ordner oder auch in der Online-Buchhaltung (von anerkannten Anbietern).
Stornieren und dann?
Das Stornieren wird immer wieder zu einem Problem. In der Regel raten Experten dazu, die bemängelte Rechnung entsprechend den Regel zu beachten. Bevor also eine korrigierte Rechnung übersandt wird, sollte zunächst eine Gutschrift erfolgen. Darin sollten auch die falschen Angaben mit den jeweiligen Ergänzungen aufgeführt sein. Ist das erfolgt, kann eine neue Rechnung ausgestellt werden.
Alles Online
Ja. Rechnungen müssen heute überhaupt nicht mehr ausgedruckt werden. Es sei denn, der Kunde wünscht dieses so. Längst sind die Regelungen, wonach eine Online-Rechnung mit einer digitalen Signatur versehen sein muss, hinfällig. Heute reicht es aus, die Rechnung formsicher und mit allen notwendigen Angaben online per eMail (PDF oder DOC Format) zu verschicken.
Zahlungsziele
Zahlungsziele können Unternehmer vollkommen frei gestalten. Für kleine Unternehmen mit geringen Rechnungsbeträgen sollten die Zahlungsziele kurz und knapp gehalten werden. Kommt es zu einer Mahnung, ist die Erste ohne Mahngebühren zu berechnen. Aber der Zweiten dürfen Sie im gesetzlichen Rahmen auch Mahngebühren erheben. Diese können zugleich auch gerichtlich eingefordert/eingeklagt werden. Dennoch müssen Sie keinesfalls überhaupt eine Mahnung übersenden. Ist die Frist abgelaufen und die Zahlung ist nicht erfolgt, kann sofort ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden. In der Regel macht es aber Sinn, dem säumigen Zahler noch eine Chance zu belassen.
Kleinunternehmer
Beträgt der Umsatz vermutlich nicht mehr als 17.500 Euro und wird der Umsatz im kommenden Jahr 50.000 Euro nicht übertragen, kann die Kleinsteuerregelung gewählt werden. Gründer können hierfür frei wählen. Sind aber dann an ihre Wahl für 5 Jahre gebunden! Es sollte also im Voraus gut abgewägt werden, was sinnvoller ist. Auch in Hinsicht auf den direkten Kundenverkehr. Mit der Kleinsteuerregelung dürfen Sie keine MwSt. ausstellen. Dabei sollte ein gesonderter Hinweis zusätzlich auf den Rechnungen erfolgen (z.B. Steuerfrei nach § 19 UStG).
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