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Vor Gründung an Software denken

Softwarelösungen werden für Unternehmen immer wieder zu einer Herausforderung. Das spüren vor allem Gründer und Selbstständige. In den Anfängen wird an der Software zumeist gespart. Nur wenige Gedanken fließen in diesen Bereich. Schließlich handelt es sich vielfach zunächst um ein kleines Büro oder nur eine relativ geringe Anzahl von Mitarbeitern. In solchen Fällen werden Softwarelösungen nur am Rande bedacht. Das jedoch kann fatal sein. Bestes Beispiel sind die großen Versandhäuser, die ebenfalls einmal mit einer kleinen Softwarelösung angefangen haben. Die Probleme kamen, als der Geschäftsumfang deutlich angewachsen war und die einfachen Lösungen von damals weder ausreichten, noch den erwünschten Umfang erfüllen konnten. Nun musste, ob gewollt oder nicht, der Fokus direkt auf der Software liegen. Dabei bestanden zwei Möglichkeiten.

1. Handlungsweise:
Das bestehende System individuell ausbauen und anpassen. Die Folge: Es entsteht ein Flickenteppich, der nicht nur in einigen Punkten instabil sein kann, sondern auch künftig Probleme bereiten wird. Effizienz lässt sich damit kaum erreichen. Es kann das Unternehmen sogar lähmen.

2. Handlungsweise:
Die andere Variante war eine komplette Umstellung auf eine vollkommen neue Software, die alle und die künftigen Anforderungen zu erfüllen mag. Die letztere Version ist der Logik nach die beste Alternative. Doch diese Möglichkeit bedeutet nicht nur ein monatelanges Werkeln mit entsprechendem Zeitausfall, sondern enorme Kosten bei der Umstellung und Einspielung der neuen Daten. Dieses Beispiel aus den großen Unternehmen ist fast immer wieder auch bei kleinen Firmen zu finden.

Was einst genügte, war nur auf eine kleine Geschäftstätigkeit ausgelegt. Nach ein paar Jahren stehen Gründer vor den Grenzen und müssen neben Zeit auch hohe Investitionen investieren. Kosten, die sich so schnell nicht wieder einspielen lassen.

Workflow-Software sinnvoll

Gründer und SoftwareZudem stellt sich die Frage, ob eine Workflow Lösung sinnvoll im Unternehmen ist. Mit dieser Software lassen sich Arbeitsabläufe automatisieren, strukturieren und optimieren. Insgesamt kann das zu mehr Transparenz und Übersichtlichkeit in der Firma führen. Hierbei stehen vor allem die internen Abläufe im Vordergrund. Punkte, die von vielen Gründern häufig viel zu wenig bedacht werden. Dabei ermöglicht eine geeignete Workflow-Software eine effiziente Kommunikation und sogar die Senkung von versteckten Kosten. Wächst das Unternehmen an, steigt vielfach auch die Mitarbeiterzahl. Oft sind genau das die Punkte, in denen sich Daten, eMails sowie Aufgaben verlieren. Die Mitarbeiter befinden sich in Hektik, der Arbeitsablauf wächst. Aufgaben und Prioritäten können nicht mehr in dem Umfang wie eigentlich erforderlich wahrgenommen werden. Manchmal erscheint die Arbeit dabei sogar planlos. Abhilfe kann in solchen Fällen eine Prozessmanagement Software schaffen.

Beispiel Prozessmanagement Software

Als Beispiel hierfür nehmen wir einmal das Comindware Tracker® Produkt. Eine Team-Software, die eine optimale Workflow Verwaltung schafft und zugleich auch ein adaptives BPM. Der Vorteil dabei: Eine Echtzeitkontrolle der Geschäftsprozesse ist möglich. Eine Aktualisierung kann dabei ohne eine Neuverteilung erfolgen. Dadurch können die internen Arbeiten wesentlich einfacher und effizienter gestaltet werden. Sinnlose Vorgänge werden vermieden. Fälligkeiten können klar festgelegt werden und Prioritäten lassen sich setzen. Der Comindware Tracker® erlaubt damit einen automatischen Ablauf. Mit der neuen ElasticData™-Technologie verzichten Sie damit auf relationale Datenbanken. Dadurch wird die Prozessmanagement Software nicht nur schneller, sondern zugleich auch flexibler. Auch Microsoft Outlook lässt sich nahezu vollkommen in diesen Vorgang einbinden. Eine weitere Übersicht ist dazu im folgenden Video enthalten.

Software im Konzept

Während viele Gründer in ihrem Businessplan an beinahe alles denken, fehlt in fast allen Fällen aber immer der Gedanke an Softwarelösungen. Da am Anfang die Ansprüche noch gering sind, kommt es kaum zu Überlegungen. Das Ende jedoch zeigt sich, sobald das Unternehmen wächst. Die Ansprüche werden höher und die Software (Erneuerung, Umstellung, etc.) kann dann zu einem kaum kalkulierbaren Kostenfaktor werden. Gründer sollten daher von Anfang an, ihren Fokus auch auf Softwarekonzepte und und eine entsprechende Prozessmanagement Software legen. Oftmals ist es sinnvoll, dafür einen externen Berater zu beauftragen. Das mag zwar im ersten Moment die Kosten erhöhen, ist aber kein Vergleich zu später, wenn ein vollständiges Neukonzept entworfen werden muss.

 

Bild: Thomas Siepmann/pixelio.de; Comindware