Richtige Zeiterfassung

| 3. August 2013

Wir hatten ja bereits vor Kurzem über ein Urteil berichtet, in dem eine Angestellte wegen vorsätzlich falscher Zeiterfassung gekündigt wurde. Heute möchten wir uns allgemein einmal diesem Thema widmen. Im Grunde entsteht bei der Zeiterfassung zunächst eine wichtige Frage. Wie soll diese erfolgen. Manuell über Stundenzettel oder mittels elektronischen Systemen. Die Auswahl ist groß und preislich unterscheiden sich die beiden Möglichkeiten enorm. Das manuelle System ist grundsätzlich kostengünstig. Mehr als Papier und einen Stift oder einem Eintrag in zum Beispiel eine Excel Liste bedarf es nicht. Damit lassen sich die Kosten gering halten. In Form einer Excel Liste oder einem anderen Format, kann auch die Berechnung und Übernahme in ein Lohnsystem einfach erfolgen. Der Aufwand ist also auch hier gering zu halten. Nur mit der Prüfung der Listen ist es nicht immer so einfach. Vielfach werden diese durch den Arbeitnehmer selbst geführt. Der Arbeitgeber muss also ein dementsprechend großes Vertrauen in seinen Mitarbeiter haben.

Die elektronische Zeiterfassung hingegen ist in vielen Fällen sicherer, aber in der Installation und in den Kosten aufwendiger. Lohnt sich also überwiegend nur in größeren Betrieben. So kann zum Beispiel ein Terminal installiert werden, was mittels Biometrie oder RFID die Stunden zählt und auch automatisch einen Abgleich für Gleitzeit und Überstunden vornimmt. So ein System lohnt sich bereits ab 10 Mitarbeitern. Viele der elektronischen Zeiterfassungs-Geräte arbeiten mit Karten oder Fingerabdruck oder dem berührungslosen RFID. Ein Schummeln ist kaum möglich. Eine Nachprüfung durch den Arbeitgeber kaum erforderlich.

Zeiterfassung, was sollte noch beachtet werden

In Deutschland ist die Zeiterfassung jedoch nicht immer so einfach. Der Gesetzgeber hat ein umfangreiches Gesetzwerk dafür eingerichtet. Grundsätzlich darf eine Zeiterfassung nur in Einklang mit dem Landesdatenschutzgesetz, dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Telekommunikationsgesetz erfolgen. Ist ein Betriebsrat vorhanden, sollte zudem eine direkte Betriebsvereinbarung geschlossen werden. Der Betriebsrat hat in den meisten Fällen ein großes Mitspracherecht. Die Persönlichkeitsrechte Ihrer Mitarbeiter müssen geschützt werden. Eine Zeiterfassung darf also keine Überwachung darstellen. Vor allem stellt sich die Frage, welche Daten erhoben werden und in welchem Umfang. Der Betriebsrat darf ebenfalls die Aufzeichnungen jederzeit einsehen. Diese Punkte sollten also vor der Planung und Anschaffung einer Zeiterfassung zunächst geklärt werden. Es empfiehlt sich dabei, auch das direkte Gespräch mit den Mitarbeitern zu suchen. In diesen können Nutzung und die Datenerhebung erklärt werden. Wichtig ist vor allem, dass Arbeitgeber sensibel mit den Daten umgehen. Nur unter diesen Aspekten kann eine elektronische Zeiterfassung wirklich Erfolg haben.

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