E-Mail Knigge – wichtige Regeln im Job

| 4. Februar 2014

Das sollten Sie im Job beim E-Mail Verkehr beachtenDie E-Mail hat im Job bereits den klassischen Schriftverkehr abgelöst. Heute ist es gang und gäbe, sämtliche Anschreiben und Dokumente einfach per E-Mail zu senden. Seit dem der Gesetzgeber die Signatur Vorgabe wieder hat fallen lassen, können auch praktische alle Rechnungen einfach per E-Mail versendet werden. Im Job macht die elektronische Nachricht beinahe alle Arbeiten leichter und komfortabler. Die Einscannen von Schriftstücken auf Papier entfällt und die elektronische Archivierung steht damit im Fokus. Dennoch kann die Form und die Art des Verfassens bei der E-Mail auch ein entscheidendes Kriterium sein, um die Firma nach außen zu repräsentieren. Im Job sollten Arbeitnehmer daher immer ein paar wichtige Punkte einhalten.

Wirklich mit Du im Job?

Unter Arbeitskollegen ist das Du heute in vielen Unternehmen vorhanden. Gefragt, ob es gefällt, wird schon lange nicht mehr. Bedenklich wird es allerdings, wenn das DU auch in der E-Mail Kommunikation mit Kunden genutzt wird. Wir stoßen immer wieder darauf und entdecken dieses sogar im Verkehr mit Kreditinstituten. Für einige Internetunternehmen ist es ein Schick, wenn nicht nur um Job, sondern auch im Kundenverkehr das DU genutzt wird. Für viele Kunden hingegen nicht. Dort stößt die allzu persönliche Anrede oft auf ein gemischtes Gefühl. Daher gilt auch für hippe Internetunternehmen ganz klar: Der Kunde darf nicht einfach per DU angesprochen werden. Alternativ bieten sich zwei Möglichkeiten. Sie nutzen abseits vom Job im direkten Kundenverkehr, die amerikanische Form. Sie sprechen den Kunden dabei zwar in der E-Mail mit Vornamen an, leiten dann aber auf SIE über.

Beispiel:

Lieber Thomas,

ich danke Ihnen für …

Die andere Möglichkeit wäre, den Kunden direkt vor die Wahl zu stellen und ihn zu befragen. So kann er sich direkt für ein SIE oder ein DU entscheiden. Das übrigens hat den Vorteil, dass sich dieser auch in der Wertschätzung bevorzugt sieht. Denn immerhin darf er in den Prozess eingreifen und seine Meinung mitteilen. Das kann übrigens zu einem wichtigen Marketingerfolg werden. Wer jedoch im Job auch einfach den Kunden in der E-Mail duzt, hat viele Vorgänge nicht verstanden und geht die Gefahr ein, potenzielle Kunden zu vergraulen!

Maßvoll schreiben

Immer öfters beobachten wir auch das Nutzen von Smileys und unzähligen Ausrufezeichen. Das mag im normalen Job beim Verkehr mit Kollegen angebracht sein. Auch bei Kunden, zu denen ein persönliches Verhältnis besteht. Jedoch keinesfalls zu Kunden, die keinesfalls persönlich bekannt sind. Ein Ausrufezeichen reicht vollkommen. Smileys haben dort nichts zu suchen!

Großgeschriebene Wörter haben in einer E-Mail in der Regel nichts zu suchen. Diese werden mit einem Befehlston oder sogar einem Anschreien gedeutet. Das ganze wirkt dann besonders unhöflich. Lassen Sie besser die Finger davon.

Betreff individuell ausrichten

Alleine, um nicht in den Spam Ordner zu gelangen, ist die Betreffzeile sehr individuell auszuwählen. Das macht zudem den Job viel einfacher. Wer dort gleich auf ein Angebot verweist, wird in 80 Prozent aller Fälle ungelesen gelöscht oder gelangt sofort in den SPAM-Ordner. So sollte der Betreff immer einen Bezug zum Inhalt haben. Manchmal macht es im Job Sinn, die Kundenummer oder den Namen einzubauen. So erscheint die E-Mail personalisierter und wird vermutlich eher gelesen.

Abschied bei der E-Mail

Leger und Abkürzungen haben auch bei der Grußformel in der E-Mail nichts zu suchen! Das geht nur im Job unter Kollegen oder bei guten und bekannten Kunden. Ansonsten heißt es nach wie vor: Auch beim Abschied Zeit lassen und die korrekte Form wählen. Ein „MfG“ ist ein großer Faux Pas und hat in der Abschiedsformel bei einer E-Mail an einen Kunden nichts zu suchen.

Übrigens macht es Sinn, die Unterschrift per eingescanntem Bild einzufügen. Das ist sinnvoller und optisch ein Highlight anstelle eines einfachen Namenstextes. Der Kunde fühlt sich in seiner Wertschätzung gehoben und freut sich über soviel Zuwendung. Für den regulären Verkehr im Job unter Kollegen dürfen natürlich wieder einfache Versionen genutzt werden. Nicht jedoch für den Kundenkontakt. Es macht zugleich auch Sinn nach der Unterschrift noch einmal die wichtigsten Kontaktdaten zusammenzustellen. E-Mail, Telefon, Fax und Anschrift. Viele Empfänger mögen das, müssen diese bei Rückfragen nicht erst lange suchen. Der E-Mail Verkehr ist im Job beim Kontakt mit dem Kunden viel mehr als nur ein einfaches Utensil. Die elektronische Nachricht kann repräsentieren und auch als Highlight dienen, das beim Kunden in Erinnerung bleibt.

 

Bild: Christoper S. Penn, JefferyTurner /Flickr.