Belege digital archivieren

| 4. Dezember 2013

Die Digitalisierung in der Berufswelt ist in den letzten Jahren ins Stocken geraten. Vor 10 Jahren träumten wir alle von einem papierlosen Büro. Die Realität aber sieht vollkommen anders aus. Dabei wäre ein papierloses Büro jederzeit und in jeder Branche möglich.- Würden wir einmal von den Risiken im Datenverkehr absehen. Die digitale Archivierung von Belegen und sogar der Buchführung ist für Firmen nicht nur rechtssicher möglich, sondern kann sich auch zeitlich zu einem Gewinn auswirken. Doch fast immer lässt sich erkennen, dass in vielen Unternehmen eine starke Unsicherheit herrscht. Besonders in dem Punkt, was das Finanzamt anbetrifft. So war es einmal Pflicht, dass Rechnungen per eMail mit einer digitalen Signatur versehen sein sollten. Das war zugleich auch ein großer Hoffnungsschimmer für den digitalen Postbrief oder die De-Mail. Doch schnell entschied man, dass eine digitale Signatur nicht vorhanden sein müsse. Gleichzeitig auch das Ende für E-Postbrief und Co.

Digitale Archivierung fehlgeschlagenAlles kann digital archiviert und erstellt werden. Doch viele setzen noch auf endlose Aktenberge

Digitale Rechnungen

Signaturen sind heute keine Voraussetzung mehr, damit der Vorsteuerabzug anerkannt wird. Heute reicht es einfach aus, eine Rechnung per DOC oder als PDF Format zu versenden. Mit der Steuervereinfachung im Jahre 2012 verschwand die digitale Signatur wieder aus dem Geschehen.

Online Buchführung

Grundsätzlich ist es möglich, die Buchführung online abzuwickeln. Im Internet gibt es dafür diverse Anbieter, die mit großer Professionalität überzeugen. Die Programme entsprechen stets den aktuellen Vorgaben und sind vom Finanzamt anerkannt. Alles kann dabei digital archiviert werden. So haben Mitarbeiter weltweit Zugriff auf alle wichtigen Papiere. Einige Anbieter bieten dafür maßgeschneiderte Sets an. Diese beginnen mit einem Buchhaltungs-Modul und können dann mit Faktura, Lohnbuchhaltung und einem Warenwirtschaftssystem sowie E-Commerce verbunden werden. So kann das System online praktisch immer an den Bedürfnissen der Firma erweitert werden und mitwachsen. Fast alle Anbieter sind dabei recht kundenfreundlich. Kostenlose Testzeiten von 30 Tagen sind der Standard. Danach können die Module jederzeit gekündigt werden. Bei Faktura und Buchhaltung werden die Unterlagen nach der Kündigung 10 Jahre digital aufbewahrt. Zwar können keine Änderungen mehr erfolgen. Kunden haben aber in dieser Zeit Zugriff auf die alten Daten.

Risiken

Natürlich ist die Auslagerung von Daten nie gefahrlos. In aller Munde sind dabei NSA und Prism. Vergessen haben wir jedoch, das praktisch jeder Geheimdienst in jedem Land genau das gleiche macht wie die NSA. Unterschiede gibt es dabei kaum. Somit gibt es praktisch keinen Server, auf denen nicht irgendwelche staatlichen Dienste zugreifen könnten. Auch wenn gerne anderes versprochen wird. Ein ganz anderes Risiko ist aber der Anbieter selbst. Was passiert, wenn dieser im Laufe der Zeit insolvent wird. Eine Gefahr, die immer allgegenwärtig ist. Grundsätzlich verfügt jede Online-Buchhaltung und Faktura daher immer über eine Backup-Möglichkeit. Sie können mit wenigen Klicks alle Daten gesichert (Excel der andere Formate) und so auch eigenständig ohne Online-Zugang eingesehen werden.

Scannen überall

Auch beim Scannen bieten die Dienstleister viel Neues. So können mit dem Büroscanner alle Unterlagen direkt in die Online-Buchhaltung übertragen werden. Weitere Apps für Smartphone und Tablet bieten zudem eine weitere Scan-Funktion mit direkter Anwendung. Übrigens können Sie natürlich auch im Bankgespräch jederzeit mit dem Smartphone Zugriff auf Ihre Buchhaltung nehmen. Papierlos zu arbeiten muss heute kein Gedanke mehr bleiben. Auch rechtlich ist das bereits möglich.

Bild: Claudia Hautumm  / pixelio.de; Eliovera  / pixelio.de