Aktenordner in digitalen Zeiten

| 5. August 2014

AktenordnerEigentlich müsste kein Unternehmen heute mehr einen Aktenordner verwenden. Die digitalen Medien und die Cloud-Systeme offerieren für jedes Unternehmen attraktive Offerten. Auch die digitale Archivierung von Finanzunterlagen ist längst möglich und ohne großen Aufwand für große Unternehmen zu bewältigen. Doch für Unternehmen sind dabei viele Punkte hinsichtlich der Datensicherheit noch viel zu lasch. Vor 10 Jahren haben wir alle von einem papierlosen Büro geträumt. Viel zu schön war der Gedanke, kein Papier mehr verwenden zu müssen und alle Unterlagen einfach nur noch auf der Festplatte oder in einer Cloud zu haben. Heute, in der Zukunft angekommen, ist das Papierlose Büro von den technischen und auch gesetzlichen Rahmenmöglichkeiten bereits fassbar und umsetzbar. Doch immer mehr Firmen distanzieren sich davon und kehren zur klassischen Archivierung zurück. Also Aktenordner und Hängeregistratur.

Aktenorder lieber als digitale Daten

Zu einem liegt es in dem gewohnten Ablauf, das wir Menschen immer lieber etwas Fassbares in der Hand haben. Ein Grund warum der Aktenordner für uns nicht nur in der Firma weiterhin große Bedeutung hat. Zum anderen sind es die Unsicherheiten und die letzten Skandale bei der Datensicherheit. Viele Experten sagen heute ganz klar: Alles was online gespeichert ist, kann jederzeit trotz großer Sicherheitsvorkehrungen, mit nur wenig Aufwand auch von Dritten eingesehen werden. So ist heute ein Umkehrtrend zu erkennen. Haben sich früher Unternehmen und Regierungen das digitale Büro gewünscht, ist heute der Gedanke zu den traditionellen Möglichkeiten groß. Vor 10 Jahren wurde bereits vorausschauend festgehalten, dass die Nachfrage nach Aktenordnern in der Zukunft einbrechen würde. Doch davon ist bis heute nicht viel zu merken. Ganz im Gegenteil.

Die Aktenorder Auswahl im Büroversand (als Beispiel nehmen wir den Schäfer Versand, einer der größten Büroversender) ist immer noch groß. Die Absatzzahlen belegen weiterhin ein reges Interesse. Zugleich werden Aktenordner weiterhin in den unterschiedlichen Größen und Farben wie zuvor produziert. Die digitale Revolution hat bei dem klassischen Aufbewahrungsmittel noch keine Spuren hinterlassen. Ganz im Gegenteil. Selbst bei jungen und technikaffinen Personen, steht der Aktenordner heute hoch im Kurs.

Bedenken gegen die Cloud

Das der Aktenorder so direkt wieder in den Blickpunkt der kleinen und großen Firmen gerät, obwohl heute an jedem Arbeitsplatz ein PC steht, kommt nicht von ungefähr. Als Gegensatz zu der manuellen Aufbewahrung via Ordner, bietet sich die Cloud in den unterschiedlichsten Variation an. Die Bedenken mehren sich aber. Immerhin können Mitarbeiter der Cloudanbieter in vielen Fällen problemlos auf die Inhalte der Kunden zugreifen. Auch Hacker sehen generell nur wenige Probleme für einen Zugriff von unberechtigten Dritten. Einige Staaten haben daher auch schon bei den behördlichen Unterlagen mitgeteilt, dass die Digitalisierung spätestens dann ein Ende nimmt, wenn es sich um vertrauliche Unterlagen der Regierung handelt. So äußerte sich Russland vor einigen Monaten bereits, dass wieder manuelle Schreibmaschinen eingeführt werden. Der Bedarf an Aktenordern steigt wieder deutlich. Kriminelle Gruppen setzen seit Langem bei wichtigen Nachrichten nicht mehr auf die Cloud und andere digitale Systeme. Auch große Unternehme halten davon Abstand, wenn es um Patente und neue Innovationen geht. Am Ende steht der gute alte Aktenordner, der uns immerhin schon seit 1886 (Erfinder: Friedrich Soennecken) begleitet.

Bild: Tim Reckmann/Flickr.